Los 5 tipos de reuniones que vamos a ver a acontinuación ayudar a identificar cual implementar en cada ocasión y cómo organizar reuniones efectivas y productivas
Los 5 Tipos de Reuniones
Hay 5 tipos de reuniones diferentes
- Reuniones informativas.
- Reuniones de comunicación
- Reuniones analíticas.
- Reuniones de planificación
- Reuniones de presupuestos
1. Reuniones Informativas
| Objetivo | En este tipo de reuniones, una persona o grupo, debe informar a su reemplazante los acontecimientos sucedidos durante, por ejemplo, su guardia, turno o jornada. Hay interacción entre los convocados. |
| Duración | Las reuniones informativas son reuniones muy breves que no debería durar más de 15 a 20 minutos. |
| Frecuencia | Estas reuniones pueden ser diarias, por ejemplo, entre turnos de producción, dado el corto tiempo que insumen. |
| Convocados | Sólo deben estar presentes los que deben continuar con el proceso y el jefe o supervisor de ambos. |
| Cómo | De pie, para evitar que la comodidad no genere dilatación de los temas |
| Dónde | En una pequeña sala o pasillo. |
| Puntos | Problemas y sus soluciones si las huboResultados de la jornadaPendientes o solicitudesQué se aprendió en la jornada. |
| Apuntes y Docs | No se requiere apuntes, ni documentos para compartir. El resultado se transmite oralmente y es una reunión diaria. En reuniones semanales o quincenales se pueden tratar los temas con mayor detalle. |
2. Reuniones de Comunicación
| Objetivo | Comunicar un mensaje sin interacción entre los convocados y el convocante de la reunión. Quizás no haya lugar a preguntas. Por ejemplo, reestructuración, fallecimiento, resultados o variaciones en una organización. |
| Duración | Las reuniones de comunicación pueden durar 20 o 30 minutos. |
| Frecuencia | Estas no tienen una frecuencia muy elevada, pueden ser semestrales, anuales o cuando surja un acontecimiento inesperado. |
| Convocados | Todas las personas deben conocer la información pues va a repercutir en su desempeño. |
| Cómo | De pie, para evitar que la comodidad no genere dilatación de los temas |
| Dónde | El lugar dependerá de la cantidad de convocados. |
| Puntos | Situación específica para comunicar |
| Apuntes y Docs | La persona que comunica puede dar la comunicación de forma oral, sin apuntes o con apuntes escritos. No hace falta que las personas convocadas tengan apuntes del tema a tratar. |
3. Reuniones Analíticas
| Objetivo | Analizar datos para mejora o solución de problemas. Mucha interacción entre los convocados. Por ejemplo, cambios o mejoras de procesos, cambiar un resultado no deseado, determinar acciones correctivas y/o preventivas, ampliaciones o reducciones. |
| Duración | Las reuniones de comunicación pueden durar hasta 2 horas. Dependiendo del tema a tratar y la cantidad de convocados que deben brindar información y resultados. |
| Frecuencia | Pueden ser semanales, quincenales o mensuales dependiendo de los tiempos para el cumplimiento del proyecto y la información necesaria para cada reunión. |
| Convocados | Todas las personas deben brindar información para que el proyecto pueda lograrse, pero no deben ser mas de 10 personas. |
| Cómo | Sentados, con elementos necesarios para que todos puedan ver los resultados, por ejemplo, PC, proyector y pantalla. |
| Dónde | Sala de reuniones. |
| Puntos | OKRs (Objetive and Key results)KPIs (Key Performance Indicators)Problemas.ObjetivosObstáculosDesignación de responsables para próximas tareas. |
| Apuntes y Docs | La información que cada convocado va a presentar en la reunión debe ser presentada a los demás 24 horas antes de la reunión, para que pueda ser analizada. Pueden ser documentos impresos o archivos digitales. |
4. Reuniones de Planificación Pre y Pos Operativas
| Objetivo | Comunicar las tareas que va a realizar cada miembro de la reunión en el período determinado. |
| Duración | Máximo 1 hora. |
| Frecuencia | Cada vez que la operación necesite ser planificada, es decir, cuando se reinicia un ciclo. Antes y después de la operación, para analizar cumplimientos. |
| Convocados | Los ejecutantes de cada sector para llevar a cabo la planificación |
| Cómo | Sentados, con elementos necesarios para que todos puedan ver los resultados, quizás sea necesario PC, proyector y pantalla. |
| Dónde | Sala de reuniones. |
| Puntos | Inicio y fin de la operaciónTareas para desarrollarseTareas pendientes de la operación anteriorAuditoríasVisitasGestiones necesarias. |
| Apuntes y Docs | La información que cada convocado va a presentar en la reunión debe ser presentada a los demás 24 horas antes de la reunión, para que pueda ser analizada. Pueden ser documentos impresos o archivos digitales. |
5. Reuniones de Presupuesto
| Objetivo | Analizar presupuestos y estados financieros de la organización. |
| Duración | Pueden llevar varias horas o varios días, dependiendo de la profundidad del análisis. |
| Frecuencia | Semestrales o Anuales. |
| Convocados | Gerentes de área. |
| Cómo | Sentados, con elementos necesarios para que todos puedan ver los resultados, quizás sea necesario PC, proyector y pantalla. |
| Dónde | Sala de reuniones. |
| Puntos | Presupuestos y estado de resultados de cada área de la organización y resultado final. |
| Apuntes y Docs | La información que cada convocado va a presentar en la reunión debe ser presentada a los demás 1 semana antes de la reunión, para que pueda ser analizada. Pueden ser documentos impresos o archivos digitales. |
Puntos a tener en cuenta en cada reunión.
- Avisar con la necesaria antelación la fecha o la frecuencia de las reuniones para que los convocados puedan preparar la información necesaria, si es requerida.
- Informar el horario de inicio y fin de la reunión, y si serán varios días, la cantidad de días que llevará y las horas por día.
- Comenzar la reunión puntualmente, y enseñar a los convocados que las reuniones se inician a la hora de que se convocó la reunión.
- Establecer una lista de temas a tratar en la reunión y urgentes necesarios.
- Finalizar la reunión cuando se planificó, si por algún tema se extiende, liberar a los que no necesitan estar presentas o posponer la reunión para el día siguiente.
- Consensuar no tener distracciones (llamadas de celular, mail, agendas, conversaciones paralelas).
- Acordar el formato de los entregables/outputs de la reunión.
- Establecer el tiempo de cada tema a tratar.
- En reuniones largas, asignar roles: líder, administrador de tiempo, organizador/moderador (chairman, generalmente el superior convocante), tomador de notas para los planes de acción.
- Escuchar atentamente y promover la contribución de todos.
- Chequear el entendimiento y acuerdo de todos con minutas de la reunión.
- Asegurar el cierre y revisión de cada tema antes de avanzar al próximo.
- Establecer quienes serán los responsables de llevar a cabo los temas o inconvenientes no resueltos.
- Asegurar que las responsabilidades de los equipos y acciones asignadas están claramente establecidas, cuantificar los tiempos de entrega y los resultados esperados y la forma de entregarlos.
- Establecer los cortes (breaks) necesarios.
- Mantenerse en foco y resistir las interferencias externas, en especial llamadas y secretarias. Solicitar a los participantes que no se traten otros temas durante la reunión.
- Asegurar que las expectativas de presentadores externos estén alineadas con el grupo.
- Establecer las reglas en cada reunión.
- Distribuir la Minuta de Reunión y los productos específicos que se hubieran generado durante la reunión entre los asistentes, archivando copia en el área de documentación respectiva.
¿Qué opinas de los 5 tipos de reuniones que te describimos en el post?
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